2.- Certificació d'obres públiques municipals
1.- Instruccions a seguir per a la recepció d'obres públiques municipals
I.- Àmbit objectiu
La present instrucció serà d’aplicació per a la recepció de tot tipus d’obres, incloent-hi les obres menors i les obres d’urbanització
II.- Àmbit subjectiu
El present protocol d’actuació serà d’aplicació a totes les obres que es duguin a terme o afectin béns de domini públic municipal, tant si aquestes han estat licitades per l’Ajuntament, com si han estat licitades per empreses públiques o organismes autònoms municipals, bé per ser fruit d’un encàrrec de gestió de l’Ajuntament, bé per ser obres que siguin competència pròpia reconeguda en els seus estatuts de les empreses municipals, sempre i quan el seu manteniment sigui a càrrec de l’Ajuntament.
Així mateix, estaran incloses les d’obres d’urbanització executades per agents privats.
Serà d’aplicació per tant a totes les obres de paviment, senyalització viària, instal·lació de jocs infantils, enllumenat públic, obres en edificis municipals, jardineria, obres derivades de la instal·lació dels contenidors soterrats o qualsevol altra obra respecte de la qual l’Ajuntament hagi d’assumir posteriorment el seu manteniment.
III.- Procediment
1r Comunicació del contractista
El contractista, amb una antelació de 45 dies hàbils, ha de comunicar per escrit a la direcció de l’obra la data prevista per a l’acabament o execució del contracte, a efectes que es pugui realitzar la seva recepció.
En el cas de contractes menors, el contractista haurà de comunicar al responsable del contracte o director de l’obra la data prevista d’acabament, amb una antelació mínima de 72 hores, per tal que aquest pugui comunicar-ho als departaments municipals que hi hagin d’assumir el manteniment posterior del bé.
2n Comunicació de la direcció d’obra a l’òrgan de contractació
El director de l’obra, en cas de conformitat amb aquesta comunicació, en donarà trasllat a l’òrgan de contractació juntament amb un informe de la direcció, amb un mes d’antelació, com a mínim, respecte de la data prevista per a l’acabament de les obres.
En aquest sentit cal tenir en compte que no poden coincidir en una mateixa persona el director de l’obra o l’autor del projecte i el funcionari o representant de l’Administració (S.T.S. 26-4-85; S.T.S. 2.238 26-4-85).
Si la direcció facultativa és externa, la comunicació a l’òrgan de contractació s’efectuarà a través del tècnic municipal supervisor de les obres, que serà el responsable de convocar i informar els altres serveis municipals.
Si la direcció facultativa es duu a terme per tècnics municipals, aquests seran qui es faran càrrec de tot el procés de convocar i informar els altres serveis municipals.
3r Comunicació de l’òrgan de contractació de la data de l’acte de recepció
A la vista de l’informe del director de les obres, el representant de l’òrgan de contractació, que serà o bé el responsable del contracte (si s’hagués designat) o bé un facultatiu municipal designat a l’efecte, fixarà la data de la recepció i citarà per escrit a la direcció de l’obra, al contractista i al representant de la Intervenció.
La comunicació a la Intervenció s’efectuarà amb una antelació mínima de 20 dies a la data de la recepció, per tal que pugui assistir, si s’escau, a l’acte de recepció en la seva funció de control material de la inversió.
Així mateix, haurà d’enviar aquesta comunicació als serveis municipals afectats per les obres que afectin el domini públic, per tal que puguin efectuar la comprovació prèvia de les obres o, si ho consideren oportú, assistir també a l’acte de recepció.
A tall d’exemple, caldrà enviar comunicació:
- Als serveis tècnics municipals afectats: enginyeria industrial, enginyeria de camins, arquitectura, etc.
- Als Serveis de Mobilitat
- A la Brigada Municipal
- Als Serveis de Parcs i Jardins
- A l'Oficina de Projectes
- Als Serveis de Neteja Municipal
- A la Guàrdia Urbana
Per a les obres menors, aquesta comunicació haurà d’efectuar-se amb una antelació mínima de 72 hores a la data fixada per l’acte de recepció que es dirigirà als serveis municipals afectats i, com a mínim, als abans esmentats.
4t Acta de recepció
Del resultat de la recepció s’aixecarà una acta que subscriuran tots els assistents, retirant un exemplar cadascun d’ells.
En cas que el contractista no assisteixi a la recepció de l’obra, per causes que li siguin imputables, el representant de l’Administració li remetrà un exemplar de l’acta per tal que en el termini de 10 dies formuli les al·legacions que consideri oportunes, sobre les que resoldrà l’òrgan de contractació
En aquest sentit cal tenir en compte que la presència del contractista és preceptiva, tot i que el seu sentit no és integrar la voluntat de la recepció, que com a acte administratiu és unilateral, sinó garantir la seva audiència en ordre a l’estat de l’obra i a les reparacions que puguin decidir-se (S.T.S. 8.054 11-11-86; S.T.S. 15-06-67).
Procedirà ACTA DE CONFORMITAT si les obres es troben en bon estat i d’acord amb les prescripcions previstes.
Si les obres no es troben en estat de ser rebudes, es farà constar així a l’ACTA DE DISCONFORMITAT i el Director de les obres assenyalarà els defectes observats i detallarà les instruccions precises fixant un termini per a la seva esmena, termini aquest que únicament podrà prorrogar-se per una sola vegada.
En l’acta de recepció de conformitat, el director de l’obra fixarà el termini per a l’inici dels amidaments esmentats en l’art. 166 del RLCAP, quedant el contractista notificat pel dit acte. Aquest amidament haurà de dur-se a terme amb assistència del contractista, formulant-se pel director de l’obra en el termini d’un mes des de la recepció.
Es donarà trasllat de l’acta de recepció al Servei de Contractació qui ho notificarà als departaments municipals de béns i domini públic i a la brigada municipal, així com als serveis tècnics corresponents que, un cop transcorregut el termini de garantia, hagin de fer-se càrrec del manteniment.
5è- Amidaments
El contractista està obligat a assistir a la presa de dades i a la realització dels amidaments generals que efectuarà el director de l’obra. Aquests amidaments hauran de dur-se a terme en el termini d’un mes des de la recepció.
D’aquest acte s’aixecarà ACTA per triplicat exemplar que signaran el director de l’obra i el contractista, retirant un exemplar de l’acta cadascun dels signants i remetent-se el tercer pel director de l’obra a l’òrgan de contractació.
Si el contractista no hagués assistit a l’acte, el director li notificarà el resultat de l'amidament per tal que en el termini de 5 dies hàbils presti la seva conformitat o manifesti les objeccions que estimi oportunes, la qual cosa haurà de realitzar per escrit dirigit a l’òrgan de contractació mitjançant el director de l’obra, que haurà d’elevar-les a l’òrgan de contractació juntament amb un informe respecte d’aquestes al·legacions en un termini de 10 dies hàbils.
6è Relació valorada i certificació final
Sobre la base del resultat de l'amidament general i dins del termini d'1 mes des de la recepció, el director de l’obra redactarà la corresponent relació valorada i dins dels 10 dies següents expedirà i tramitarà la corresponent certificació final.
Un cop rebuda aquesta, l’òrgan de contractació haurà d’aprovar la certificació final de les obres executades que haurà de ser abonada, si escau, al contractista dins dels terminis legalment establerts, a compte de la liquidació del contracte.
Les recepcions hauran de ser totals, si bé resulta admissible la recepció parcial de l’obra susceptible de ser entregada a l’ús públic de conformitat amb l’art.147.5 de la LCSP.
Cal tenir en compte que únicament es podran dur a terme recepcions parcials en cas que s’hagi previst aquesta possibilitat al projecte o al plec, d’acord amb el previst per la JCCA en informe 47/1997, no essent suficient que puguin ser entregades a l’ús públic.
7è Documentació a lliurar
Prèviament a la recepció de les obres, el Contractista i la direcció facultativa entregaran a l’Ajuntament la documentació que resulti exigible en funció de l’obra de què es tracti, i en especial la següent:
- El projecte as built en suport paper i en suport cd (editable i pdf), elaborat d’acord amb les prescripcions facilitades per la propietat de la totalitat de l’obra executada, incloses totes les instal·lacions generals, en els quals es reflecteixi fidelment l’estat final de l’obra, una vegada recollides les variacions que puguin haver-se introduït al projecte en el transcurs de les obres, i en els que es marcarà i acotarà el recorregut de les instal·lacions ocultes.
- Els certificats de garantia, homologacions, legalitzacions, autoritzacions i/o llicències que hagin de concedir els organismes competents de qualsevol Administració o qualsevol altre organisme privat que fos competent per a totes aquelles màquines i instal·lacions que ho requereixin i siguin necessàries per a l’obertura i correcte ús de l’equipament.
- La documentació necessària per, si fos el cas, a procedir al canvi de nom dels contractes de subministrament de serveis.
- Les especificacions tècniques de tots els materials, components, equips i recanvis, adjuntant relació amb les dades (denominació, raó social, etc.) de les seves empreses fabricants o subministradores.
- Els manuals d’instruccions i els procediments de funcionament i manteniment de l’edifici.
La manca de qualsevol dels documents relacionats tindrà el tractament d’esmena de defectes, llevat del cas d’aquells a què es refereixen els apartats 2) i 3), la manca dels quals serà causa suficient per oposar-se a la recepció de les obres.
En el cas d’edificacions en el moment de formalitzar-se l’acta de recepció formal de les obres, l’adjudicatari incorporarà una assegurança desenal, prèviament aprovada per la propietat
El contractista haurà d’aportar l’autorització i acta d’inspecció favorable per part d’una EIC acreditada de la totalitat de les instal·lacions sotmeses a reglamentació específica, així com el control inicial favorable de l’activitat per part d’una ECA.
Un cop rebuda l’obra caldrà que el director faci entrega al Servei de contractació per a la seva incorporació i arxiu a l’expedient de l’obra, de la documentació obligatòria del seguiment de l’obra que es descriu a continuació:
- Llibre d’ordres i assistències
- Llibre d’incidències en matèria de seguretat i salut
- El Projecte, els annexos i les seves modificacions degudament autoritzats pel director de l’obra i del promotor
IV.- Incorporació a l'inventari
La recepció d’obres de caràcter inventariable i, si s’escau, les de millora, hauran d’incorporar-se a l'inventari general de béns i drets.
Amb aquesta finalitat, la direcció de l’obra acompanyarà a l’acta de recepció un estat de dimensions i característiques de l’obra executada que defineixi amb detall les obres realitzades tal com es trobin en el moment de la recepció. S’acompanyarà en format digital, editable i compatible l’estat final.
Aquesta documentació serà enviada al Servei de Contractació que en donarà trasllat al departament municipal de béns i domini públic.
V.- Recepció definitiva
Dins del termini de 15 dies anteriors al compliment del termini de garantia que s’hagi establert al plec o a l’oferta de l’adjudicatari (mínim 1 any), el director facultatiu de l’obra, a instància del contractista, redactarà un informe sobre l’estat d’aquestes obres.
Si aquest informe no és favorable i els defectes observats són com a conseqüència de deficiències en l’execució de l’obra i no a l’ús del construït, durant el termini de garantia, el director facultatiu procedirà a dictar les oportunes instruccions al contractista per a la deguda reparació d’allò construït, concedint-li un termini per això durant el qual continuarà el contractista encarregat de la conservació de les obres, sense dret a percebre cap quantitat per l’ampliació del termini de garantia.
