És la secció de L’Arxiu que estableix i controla l’aplicació de les normes reguladores de classificació, ordenació, tractament i transferència dels documents administratius generats i rebuts per l’Ajuntament de Tarragona, tant en suport paper com electrònic.
L’Arxiu Administratiu i Gestió Documental (AAGD) rep anualment en transferència unes 2.000 caixes d’arxiu dels diferents departaments, organismes i empreses municipals. D’altra banda, serveix a les oficines municipals més de 6.000 expedients l’any, facilitant la documentació necessària per resoldre qualsevol tràmit administratiu.
Quadre de classificació / Calendari de conservació i eliminació
El quadre de classificació és l'instrument de descripció que identifica i codifica les funcions i les activitats que generen documents administratius. Té una estructura funcional i jeràrquica que permet classificar i codificar de manera corporativa, transversal i unívoca.
El calendari de conservació i eliminació és l’eina de gestió documental que, d’acord amb la normativa, permet fixar les regles de conservació, estableix els terminis de retenció dels documents en les successives fases del cicle vital i la seva disposició final.
> Quadre de classificació (PDF)
Instruments de descripció documental
Procediment per a l’eliminació de documentació
L’Ajuntament de Tarragona ha aprovat una Política de Gestió dels Documents Electrònics, tal com estableix la Llei 39/2015. En ella es reconeix que un cop finalitzada l’etapa activa o de tramitació d’un expedient administratiu s’inicia l’etapa arxivística en la qual la seva gestió correspon a l’àmbit d’arxiu i gestió documental de l’Ajuntament, tant en documents en suport electrònic com en paper.
En aquesta etapa del cicle de vida dels documents es dur a terme l’eliminació dels documents quan aquests han perdut completament el seu valor i la seva utilitat administrativa i sempre que no tinguin un valor jurídic, històric o informatiu que justifiqui la seva conservació permanent. Per aquest motiu, s’ha realitzat el Protocol d’eliminació de documentació de l’Ajuntament de Tarragona.
> Protocol d’eliminació de documentació de l’Ajuntament de Tarragona (PDF)
La documentació s’elimina d’acord amb les Ordres de les Taules d’Avaluació i Accés Documental (TAAD). Aquestes taules són unes disposicions normatives que defineixen el període de conservació dels documents de les administracions públiques de Catalunya i el seu règim general d’accés. L’eliminació de documents de l’Ajuntament de Tarragona consisteix en l’eliminació segura i definitiva de forma certificada dels documents que ja no tenen cap valor administratiu, fiscal, econòmic o històric. Així com de les còpies i els esborranys sense valor.
> Registre documentació eliminada (PDF)
Accés i consulta de documents
La documentació gestionada pel Servei d'Arxiu i Documentació Municipal és accessible a tothom que vulgui o necessiti consultar documents que siguin del seu interès, per motius de recerca científica o per simple interès personal.
- La consulta de la documentació és gratuïta i es portarà a terme a les instal·lacions de L'Arxiu.
- La reproducció dels documents es portarà a terme pel personal del Servei d'Arxiu i Documentació Municipal, contemplant les taxes aprovades per l’Ajuntament de Tarragona.
Totes les persones tenen dret a accedir als documents de les administracions públiques i el seu accés només pot ser limitat per motius previstos a les lleis.
Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern. Article 21. Límits al dret d’accés a la informació pública.
1. El dret d’accés a la informació pública pot ésser denegat o restringit si el coneixement o la divulgació de la informació comporta un perjudici per a:
- a) La seguretat pública
- b) La investigació o la sanció de les infraccions penals, administratives o disciplinàries
- c) El secret o la confidencialitat en els procediments tramitats per l’Administració pública, si el secret o la confidencialitat són establerts per una norma amb rang de llei
- d) El principi d’igualtat de les parts en els processos judicials o la tutela judicial efectiva
- e) Els drets dels menors d’edat
- f) La intimitat i els altres drets privats legítims
- g) El secret professional i els drets de propietat intel·lectual i industrial.
2. El dret d’accés a la informació pública també pot ésser denegat o restringit si la informació té la condició de protegida i així ho estableix expressament una norma amb rang de llei.
3. Té la condició de protegida, en tots els casos, la informació relativa als menors d’edat el coneixement o la divulgació de la qual pot condicionar el lliure desenvolupament de llur personalitat en el futur. L’accés a la informació pot ésser denegada en aquest supòsit, llevat que se’n pugui garantir el caràcter anònim, i sens perjudici del que estableixen els articles següents.
Es pot demanar informació general i assessorament especialitzat sobre els fons documentals, bibliogràfics i hemerogràfics de L’Arxiu mitjançant el Servei d’Informació i Referència (SIR). També, si s’escau, es proporciona informació de referència sobre altres centres d’arxiu i fons documentals.
Mitjançant aquest formulari podeu exercir el dret d’accés a la informació pública, davant la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública que la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern reconeix a totes les persones, a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica.
El Servei d’Arxiu i Documentació Municipal participa en els projectes d’administració electrònica de l’Ajuntament de Tarragona que impliquen la gestió dels documents electrònics:
Política de gestió documental
Posa les bases estratègiques i organitzatives per a l'establiment d'uns criteris homogenis en l'ús, la gestió i la preservació dels documents electrònics. Estableix, així, les directrius estratègiques per a la gestió de la documentació electrònica a l'Ajuntament de Tarragona en el marc de la tramitació del procediment administratiu.
> Política de gestió documental
Catàleg de tipologies documentals
Catàleg de documents és l’instrument tècnic que conté els documents que intervenen en els processos. El catàleg conté per a cada document la següent informació:
- Codi del document
- Tipus de document
- Definició del document
> Codificació i vocabulari de tipologies documentals
Esquema de metadades
La definició genèrica de ‘metadada’, segons figura en l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat, és “la dada que defineix i descriu altres dades". Existeixen diferents tipus de metadades segons la seva aplicació.
Les metadades de gestió de documents serveixen per identificar, autenticar i contextualitzar documents. L’esquema de metadades, per la seva banda, defineix la incorporació i gestió de les metadades dels documents electrònics al llarg del seu cicle de vida.
> Esquema de metadades de l'Ajuntament de Tarragona
Catàleg de formats
Indica els formats tecnològics admesos a l'Ajuntament de Tarragona per intercanviar o emmagatzemar documents, d'acord amb el previst a la normativa vigent i, en concret, en l'establert per la Norma Tècnica de Interoperabilitat del Catàleg d'Estàndards per a fitxers de text, àudio, vídeo, imatge i plànols.
Protocol de digitalització
Establir els requisits exigibles als projectes de digitalització segura que es duguin a terme a l'Ajuntament de Tarragona, amb la finalitat d'assegurar l'autenticitat, la integritat i la preservació dels documents digitalitzats; impulsar la implantació de l'Administració electrònica, i eliminar els documents en suport paper que han estat substituits per còpies electròniques autèntiques.
